マンション管理の
よくあるご質問

管理組合についての
基礎知識

管理組合とはどのような組織で、何をするのですか？

管理組合は区分所有法に基づく団体で、区分所有者全員で構成され、共有財産である共用部分の維持管理を行います。

管理組合の役割は幅広く、建物や敷地、付属施設などを良好な状態に保ち、円滑な共同生活を維持するために必要なさまざまな事項が含まれています。
管理組合だけでこのような業務を行うことは、知識や技術も必要であり、現実的には難しいため、総会や理事会などで基本的な方針を審議・決定し、管理事務は管理会社に業務委託するケースが多いです。

■管理組合の仕事

• 管理組合が管理する敷地および共用部分などの保安、保全、保守、清掃、消毒およびごみ処理
• 組合管理部分の修繕
• 長期修繕計画の作成または変更に関する業務および長期修繕計画書の管理
• 建替えなどに係る合意形成に必要となる事項の調査に関する業務
• 適正化法第103条第1項に定める、宅地建物取引業者から交付を受けた設計図書の管理
• 修繕などの履歴情報の整理および管理など
• 共用部分などに係る火災保険、地震保険その他の損害保険に関する業務
• 区分所有者が管理する専用使用部分について管理組合が行うことが適当であると認められる管理行為
• 敷地および共用部分などの変更および運営
• 修繕積立金の運用
• 官公署、町内会などとの渉外業務
• マンションおよび周辺の風紀、秩序および安全の維持、防災ならびに居住環境の維持および向上に関する業務
• 広報および連絡業務
• 管理組合の消滅時における残余財産の清算
• その他建物ならびにその敷地および附属施設の管理に関する業務

組合員の資格、権利、義務はどのような内容ですか？

区分所有者は全員組合員で、脱退することはできません。総会の決議に加わる権利とともに、管理規約などを守り管理費などを負担する義務があります。 マンションの所有者は全員が組合員です。購入や相続などで所有権を取得した時点で組合員となり、売却などで所有権を失えば、その時点で組合員としての資格も無くなります。マンションの所有者である限り、管理組合を脱退することは認められません。
組合員は、総会などに出席して意見を述べることや決議に加わる権利がある一方、マンションの敷地・建物・設備の維持、共同生活のルールを守るために、管理規約や使用細則、総会で決められた事項を守る義務があります。また、家族など同居する人や、賃借人などにも管理規約や使用細則などを守らせる義務があります。
また、管理費、修繕積立金や大規模修繕工事の実施にあたって、総会などで決めた負担金を納めることも組合員の大切な義務の一つです。

総会を開くためには、どのような手続きをとればよいですか？またいつごろから準備をすればよいですか？

毎年1回通常総会を定期的に開きます。この時期以外に審議したい事項がある場合は、臨時総会を招集します。総会開催日の少なくとも2週間前（管理規約に定める期間）までに組合員に通知する必要があります。 総会には通常総会と臨時総会があります。通常総会は毎年1回、会計年度終了後、管理規約に定められた期間内に理事長が招集します。通常総会では収支決算および事業報告、収支予算および事業計画を審議・決議したり、管理組合の役員を選任し、その他の管理組合の業務に関する重要な事項を審議・決議します。総会は必要に応じ、理事会の決議があれば招集することができます。
この他、組合員総数および議決権総数の5分の1以上の組合員が同意し、会議の目的を示して総会の招集を請求した場合にも、臨時総会を開催することができます。
また、監事は管理組合の業務の執行および財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができることになっています。
総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の2週間前までに会議の日時、場所、目的を示して組合員に通知しなければなりません。

総会に、区分所有者の代理人としてその配偶者が出席してもよいですか？

同居している配偶者であれば、委任を受けて出席することが可能です。 区分所有法では組合員の委任を受けて総会に出席し、議決権を行使する代理人について特に資格を定めていません。しかし、マンションは共同生活の場ですから、たとえ組合員の委任を受けた場合でも、マンションの事情を知らない人が総会に出席し議決権を行使することは望ましいことではありません。
このため、標準管理規約では代理人となる人の資格を、その組合員の配偶者または一親等の親族、その組合員の住戸に同居する親族、他の組合員に限定することとしています。

特別決議には組合員総数と議決権総数の各4分の3以上の賛成が必要と聞いていますが、どのようなことが対象となりますか？

4分の3以上の賛成が必要なものは、管理規約の制定、変更、廃止や敷地および共用部分の変更などです。 総会の決議には普通決議と特別決議があります。普通決議というのは、総会に出席した組合員（委任状を含む）の過半数の賛成で議決することです。大部分の事項は普通決議で決めることができます。

理事会はどのような役割を果たすのですか？

理事会は管理組合運営に必要な方針を検討・策定し、総会の決議を具体化するために活動します。 理事会は管理組合の最高意思決定機関である総会の決定に基づいて、管理組合の基本的な運営方針などを検討し、総会に諮ります。日々の生活の中で発生するさまざまな問題を幅広く検討し、マナーやルールを周知徹底したり、組合員相互の意見を調整することも理事会の役割です。
理事会が開催された場合は議事録を作成し、決定事項を正確に記録しておくことが必要です。

理事長は、どのような仕事をするのですか？

理事長は管理組合を代表し、総会で決められたことなどを実施します。対外的な契約の締結や交渉も理事長名で行います。 理事長は管理組合の代表者で、総会で選任された理事の中から選出されます。理事長は、区分所有法で定められた「管理者」として、対外的に管理組合を代表し、総会や理事会で決まったことを実施します。
たとえば、業務委託契約や請負契約などの締結、管理費滞納者への請求、ルール違反をした人に対する注意や訴訟の提起などは、管理規約や総会の決議に基づいて、管理組合名で代表者でもある理事長が行います。
総会も理事長が招集し、議長も、通常、理事長が務めます。総会の議事録は議長が作成します。また、管理規約や総会議事録は理事長が保管し、組合員から求められた場合には閲覧をさせなくてはなりません。理事会も理事長が招集し、総会で決められたことの具体化を検討します。
理事長の業務の範囲は理事会の承認を得て、他の理事に仕事の一部を委任することもできます。
副理事長は、理事長の職務を全般的に補佐する立場ですが、理事長が病気などで職務を行えないときは代理を務めることになります。また、理事長が転出するなどして組合員の資格や役員の地位を失った場合は、理事会が新しい理事長を選任するまでの間、理事長の職務を行います。
管理組合運営は区分所有法や管理規約がベースになりますから、日頃から目を通しておく必要があります。

監事は、どのような役割を果たすのですか？

監事は理事会に出席し必要があると認めるときは意見を述べなければなりません。また、管理組合の業務の執行および財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければなりません。 監事も理事とともに総会で選任されますが、その仕事は管理組合の業務や財産状況を「監査」することです。このため監事は理事会に出席し必要があると認めるときは意見を述べなければなりません。ただし、理事ではありませんから、理事会の決議に加わることはできません。
監事は理事が総会の決議に基づいて仕事を行っているか、会計処理などが適正に行われているかなどを監査し、その結果を総会に報告しなければなりません。
また、監事が理事会運営に不正があると認めるときは臨時総会を招集することができます。

私たちのマンションは、居住している区分所有者が少なく賃借人が多いのですが、居住していない区分所有者が理事を引き受けてもよいですか？

役員はできるだけ居住している人を選任したいものですが、居住していない区分所有者に理事を引き受けてもらうことも可能です。 理事会は管理組合の日常業務を検討しますから、マンション内の実情に詳しい人が理事を務めるのが本来の姿です。理事は、できるだけマンションに居住している区分所有者を選任したいものです。管理規約に、役員は現に居住している組合員の中から選任するといった定めをしているマンションも少なくありません。
しかし、賃借人が多数を占めるようなマンションでは、役員を居住している区分所有者の中からだけで選出するのは、現実的ではありません。また、店舗所有の方で近隣に居住しているなど、マンション内の状態もよく把握しているというケースもあります。こうした場合には、実情に合わせて、居住していない区分所有者も含んだ全組合員の中から役員を選任することもあります。この場合、「…現に居住している組合員の中から…」と定めた管理規約を改正する必要があります。

管理規約の一部を実情に合わせて変更したいのですが？

法令に違反しない内容であれば、管理規約を変更することは可能です。 マンションの管理と使用についての基本原則は、実情に合わせてマンションの管理規約で定めています。そして法令に違反しない内容であれば、マンションを管理する上で必要な事項を変更することも可能です。変更案は理事会が作成し、総会の前にその内容を組合員に知らせる必要があります。管理規約の変更には組合員総数および議決権総数の各4分の3以上の賛成が必要です。
管理規約を変更することで、一部の区分所有者の権利に特別な影響がある場合には、その区分所有者の承諾が必要です。また賃借人の利害に関係する場合には、賃借人は総会に出席して意見を述べることができます。 管理規約を変更した場合には、必ず記録を残し周知徹底する必要があります。共用部分の使用方法や禁止事項の詳細な内容は使用細則で定めるのが一般的です。

管理組合の予算と決算は、どのような仕組みになっているのですか？

通常総会で正式に決定します。 管理組合の予算案は、毎年の会計年度ごとに理事会で作成し通常総会で決定します。管理組合の通常総会は、会計年度終了後、管理規約に定められた期間内に開くことになっています。
決算案は会計年度終了後、通常総会までに理事会が作成し監事の会計監査を経て通常総会に提出します。 大京アステージでは管理委託契約に基づき、収支予算案および収支決算案の素案を作成します。

総会の議事録などは誰が保管するのでしょうか？また、閲覧を求められた場合にはどうしたらよいですか？

理事長は、管理規約、総会の議事録、会計帳簿などを保管し、関係者から請求があった場合には閲覧させなければなりません。 管理規約、総会の議事録、会計帳簿などは、管理組合にとって重要な書類です。組合運営の経緯を示すものですから確実に保管し、役員の引継ぎの際には、これらの書類を渡すことが必要です。 また、組合員やマンションの購入予定者など利害関係がある人から、理由を付した書面で閲覧を求められたときは、正当な理由がある場合を除き、閲覧を拒むことはできません。